BHP bez papieru? Nowe zasady potwierdzania szkoleń wstępnych od 12 grudnia 2025 r.

Od 12 grudnia 2025 r. wchodzą w życie zmiany w zakresie potwierdzania odbycia szkoleń wstępnych BHP, znanych również jako karty szkolenia wstępnego. Nowelizacja wynikająca z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) wprowadza większą elastyczność w dokumentowaniu zarówno instruktażu ogólnego, jak i stanowiskowego.
 
Do tej pory obowiązek potwierdzenia odbycia szkolenia wstępnego wymagał „na piśmie”, czyli podpisu własnoręcznego pracownika lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Od grudnia 2025 r. pojawia się nowa możliwość: potwierdzenie może odbywać się zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej.
Dlaczego mówimy „postać”, a nie „forma”? Bo dokument elektroniczny nie musi mieć kwalifikowanego podpisu – może to być dowolny sposób pozwalający ustalić osobę potwierdzającą, np. e-mail lub inny środek elektroniczny. Dzięki temu pracownik może zostać dopuszczony do pracy bez fizycznej obecności przy podpisie i bez dodatkowych kosztów.
Tradycyjna forma papierowa nadal pozostaje dostępna. Karta szkolenia może być podpisana przez pracownika lub kierownika tak jak dotychczas, co daje pełną swobodę wyboru.
 
Przejście na dokumentację elektroniczną wymaga od pracodawców kilku dodatkowych działań:
1. W karcie szkolenia należy zaznaczyć, że potwierdzenie odbycia szkolenia nastąpiło w postaci elektronicznej.
2. Do karty szkolenia trzeba dołączyć dokumenty w postaci elektronicznej lub ich wydruk, które potwierdzają odbycie szkolenia.
3. Cała dokumentacja – zarówno karta szkolenia, jak i dołączone dokumenty – musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.
Takie podejście pozwala na weryfikację szkoleń w każdej chwili, niezależnie od tego, czy dokumentacja jest papierowa, czy elektroniczna.
 
Nowe przepisy dotyczą wyłącznie sposobu potwierdzania szkoleń, a nie ich realizacji. Wciąż tylko pracownicy administracyjno-biurowi wykonujący pracę zdalną mogą odbywać instruktaż ogólny w formie online. Dla pozostałych pracowników obowiązuje tradycyjna, stacjonarna forma szkoleń BHP.
 
- Elastyczność w wyborze sposobu potwierdzania szkoleń: papier lub dokument elektroniczny.
- Możliwość zdalnego potwierdzania odbycia szkolenia, bez konieczności fizycznej obecności.
- Ułatwiona organizacja dokumentacji, przy zachowaniu pełnej kontroli nad danymi i bezpieczeństwem pracowników.
- Brak dodatkowych kosztów związanych z podpisami elektronicznymi.
 

1. Czy każdy dokument elektroniczny jest teraz dopuszczalny do potwierdzenia szkolenia?

Tak, pod warunkiem, że pozwala jednoznacznie ustalić osobę, która potwierdza szkolenie – np. e-mail, komunikator firmowy czy inne narzędzie elektroniczne.

2. Czy nadal można korzystać z papierowej karty szkolenia?

Oczywiście – forma papierowa pozostaje w pełni akceptowalna.

3. Czy zmiana dotyczy samego przebiegu szkolenia?

Nie. Zmiana dotyczy tylko sposobu potwierdzania odbycia szkolenia, nie jego realizacji.

4. Kto może odbywać szkolenie BHP zdalnie?

Wyłącznie pracownicy administracyjno-biurowi wykonujący pracę zdalną, zgodnie z art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy.

5. Jak długo należy przechowywać dokumentację szkoleń elektronicznych?

Tak samo jak tradycyjną dokumentację BHP – w aktach osobowych pracownika, z zachowaniem obowiązujących przepisów archiwizacyjnych.
 

---

Nowe przepisy wprowadzają znaczną wygodę w dokumentowaniu szkoleń BHP i są krokiem w kierunku uproszczenia procedur przy zachowaniu pełnej kontroli nad bezpieczeństwem pracowników. Dzięki nim pracodawcy zyskują większą elastyczność i możliwość oszczędności czasu, a pracownicy – prostszy dostęp do potwierdzenia swojego szkolenia.

---

Zachęcam do zapoznania się z naszą ofertą!

---